Seit dem 1. Januar 2025 müssen Vermieterinnen und Vermieter elektronische Rechnungen (E-Rechnung) empfangen und verarbeiten können - ganz gleich, ob sie Wohn- oder Gewerberaum vermieten. Geht es um letzteres, müssen sie die E-Rechnung regelmäßig auch ausstellen können. Darauf weist der Eigentümerverband Wohnen im Eigentum (WiE) hin.
E-Rechnungen dürfen zum Beispiel die Formate XML oder ZUGFeRD (Kombination aus PDF- und XML-Datei) haben - Formate, die moderne Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme bereits verarbeiten. Weitere zulässige Formate können Vermieterinnen und Vermieter einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen.
Auf welchem Weg die E-Rechnung übermittelt wird, ist WiE zufolge nicht festgelegt. Ein einfaches E-Mail-Postfach zum Empfang reicht daher oft aus, sofern nicht ohnehin schon ein geeignetes Buchhaltungssystem zum Einsatz kommt. Hilfreich können ansonsten auch die kostenlosen Tools des Online-Finanzamts Elster oder des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales sein.
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung trifft nur Vermieterinnen und Vermieter, die Gewerberaum an andere Unternehmer vermieten und im Mietvertrag die Umsatzsteuer ausweisen. In einer Übergangsphase bis Ende 2026 ist die Papierrechnung zwar noch zulässig, für Kleinunternehmen mit maximal 800.000 Euro Jahresumsatz im Jahr 2026 sogar bis Ende 2027. Dann ist aber Schluss.
