Spesen und andere Ausgaben abrechnen - bei vielen Beschäftigten eine eher unbeliebte Aufgaben. Die gute Nachricht: Zumindest über die Steuererklärung müssen sie sich in bestimmten Fällen keine weiteren Gedanken machen.

Wenn ein Arbeitgeber dienstlich veranlasste Ausgaben in tatsächlicher Höhe erstattet hat, ist diese Erstattung in der Regel steuerfrei, erklärt Steffen Gall vom Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Sie muss auch nicht in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. «Sie kann dann aber natürlich auch nicht von der Steuer etwa als Werbungskosten abgesetzt werden.»

Pauschale steuerlich abrechnen - zwei Möglichkeiten

Hat der Arbeitgeber unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben eine Pauschale gezahlt, ist zweierlei möglich. Liegt die Zahlung unter dem gesetzlichen Pauschbetrag, zum Beispiel für die Verpflegungs- oder Entfernungspauschale, können Beschäftigte die Differenz laut Steffen Gall in der Einkommensteuererklärung geltend machen - und zwar über die Werbungskosten.

Liegt der Betrag der Erstattung allerdings über dem gesetzlichen Pauschbetrag, muss die Differenz in der Steuererklärung angegeben und so nachträglich versteuert werden. Damit das nicht untergeht, wird das sogar extra in der Lohnsteuerbescheinigung vermerkt, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer am Ende des Jahres bekommen.