Im Urlaub möchte man möglichst nichts mit der Arbeit zu tun haben. Eine gut vorbereitete Urlaubsübergabe hilft dabei. Wer sie allerdings erst auf den letzten Drücker erledigt, vergisst vielleicht wichtige Details.
Besser also: die Übergabe rechtzeitig und entspannt anzugehen. Wirtschaftspsychologin und Business Coach Eva Schulte-Austum gibt Tipps, was nun wichtig ist:
- Urlaubszeitraum und Vertretung kommunizieren: Informieren Sie Ihr Team, Ihre Vorgesetzten und wichtige Stakeholder, zum Beispiel Kollegen anderer Abteilungen, sowie relevante externe Partner wie Kunden und Lieferanten frühzeitig über Ihre Abwesenheit und die Vertretung.
- Aufgaben dokumentieren: Erstellen Sie eine Übersicht aller laufenden und anstehenden Projekte sowie deren Deadlines und speziellen Anforderungen.
- Prozesse überprüfen: Falls es noch keine Prozessbeschreibungen gibt, legen Sie diese an. Screenshots und Bildschirmaufnahmen können laut Schulte-Austum dabei hilfreich sein.
- Schriftliche Urlaubsübergabe: Erstellen Sie ein Übergabedokument mit allen notwendigen Informationen, klaren Anweisungen und wichtigen Terminen. Organisieren Sie relevante Dateien in einem gemeinsamen Cloud-Speicher oder Laufwerk.
- Übergabe-Termine planen: Vereinbaren Sie mindestens einen Termin vor und nach Ihrem Urlaub mit Ihrer Vertretung. Bei umfangreichen Aufgaben können mehrere kleinere Termine hilfreich sein.
- Telefonische Weiterleitung: Richten Sie eine Weiterleitung Ihrer Anrufe zur Vertretung ein.
- Abwesenheitsnotiz: Aktivieren Sie kurz vor Ihrem Urlaub die Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm. Diese sollte den Zeitraum Ihrer Abwesenheit, Kontaktdaten der Vertretung und Hinweise für Notfälle enthalten.
Laut Eva Schulte-Austum sollte man auch für sich selbst klären, ob man im Urlaub für Notfälle erreichbar sein möchte. Diese Entscheidung kann man ebenfalls in der Übergabe kommunizieren.
