«Nadine, Robert und Jens haben sich für diese Woche krankgemeldet.» Wenn die Teambesprechung schon so beginnt, ist die Stimmung gleich im Keller. Wer soll dafür jetzt einspringen? Müssen die anderen länger bleiben, um das aufzufangen? Und wie kann es sein, dass Nadine schon wieder krank ist?

Bei Krankenständen auf Rekordniveau gehören solche oder ähnliche Szenarien in vielen Unternehmen und Betrieben zum Alltag. Können Teams trotzdem einen guten Umgang finden? Fünf Punkte, die jetzt wichtig sind: 

1. Offener Austausch

Neben dem Thema Prävention findet Eva Schulte-Austum, Wirtschaftspsychologin und Business-Coachin, vor allem einen transparenten und offenen Umgang mit der aktuellen Situation hilfreich. «Anstatt abzuwarten, ob das Team der noch gesunden Mitarbeitenden die Mehrarbeit selbst organisiert, sollte die Führungskraft die Überlastung ansprechen und gemeinsam mit dem Team nach Lösungen suchen.»

Dazu gehört auch, dass Führungskräfte über die aktuelle Situation im Team informieren und offen über die Ursachen der Krankenstände und Arbeitsbelastung sprechen, sagt Fabian Krapf vom Institut für Betriebliche Gesundheitsberatung (IFBG) in Konstanz. Studien besagen dem Experten zufolge, dass transparente Kommunikation das Vertrauen und die Zufriedenheit im Team fördert.

Wichtig sei, dass die verbleibenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht das Gefühl hätten, die gesamte zusätzliche Arbeit übernehmen zu müssen. Fabian Krapf empfiehlt deshalb klare Prioritäten und die temporäre Anpassung von Zielen, um Überlastung zu vermeiden. 

Im Idealfall gibt es im Betrieb Backup-, Vertretungs- und Springerpläne, die bei Ausfällen für klare Zuständigkeiten sorgen und Überlastung verhindern, indem sie Arbeitsabläufe auch in stressigen Phasen stabil halten. Dazu gehört dem Berater zufolge ebenso, dass - falls möglich - temporäre Lösungen Abhilfe schaffen. Etwa Aushilfskräfte oder die Umverteilung von Aufgaben an andere Abteilungen. 

2. Gespräch mit der Führungskraft suchen

Auch als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter dürfe man das Thema Überlastung aktiv ansprechen, wenn die Führungskraft es nicht von selbst tue, so Eva Schulte-Austum. Dabei helfe das Gespür für die eigene Belastungsgrenze und das Vertrauen in die Unterstützung von Kolleginnen und Kollegen.

Im Gespräch mit der Führungskraft rät Schulte-Austum, offen, ehrlich und lösungsorientiert zu sein. «Klagen hingegen bringt keinen weiter.» Stattdessen gehe es darum, die Situation sachlich zu schildern und konkrete Vorschläge zu machen, wie die Belastung sinken könne - etwa, indem eine Terminfrist verschoben, Aufgaben umverteilt oder zusätzliche Mitarbeiter eingebunden würden.

3. Wertschätzung: Emotionaler Airbag gegen die Erschöpfung

Wenn die Belastung hoch ist, weil viele Teammitglieder fehlen, tue vor allem ehrliche Wertschätzung gut, weiß die Psychologin. Das Gefühl zu haben, dass die Extrameile, die man für kranke Kolleginnen und Kollegen gehe, nicht als selbstverständlich gelte, sondern anerkannt werde - wirke «kurzfristig wie ein emotionaler Airbag gegen die Erschöpfung».

Die Wirtschaftspsychologin plädiert dafür, in guten und entspannteren Zeiten bewusst in die Beziehung zu Kolleginnen und Kollegen zu investieren. «Damit zahlen Sie auf Ihr Vertrauenskonto im Team ein», sagt sie. Und je höher der Kontostand, desto leichter laufe die Beziehung. Ein «gut gefülltes Vertrauenskonto im Team» helfe allen Beteiligten, entspannt und gelassen durch stressige Zeiten zu navigieren und Konflikte gar nicht erst entstehen zu lassen.

4. Vorbildfunktion als Führungskraft

Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion bewusst sein. Wer völlig erschöpft und krank zum Dienst kommt, setzt das falsche Signal - denn das zeigt laut Coachin Schulte-Austum indirekt, was man von den Mitarbeitenden erwartet.

Kurieren sich Führungskräfte dagegen im Krankheitsfall gut aus, ermutige das die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, das Gleiche zu tun und sowohl ihre eigene Gesundheit als auch die der Kollegen und Kolleginnen zu schützen, sagt Fabian Krapf. 

5. In Selbstfürsorge investieren

Der Berater empfiehlt, dass die verbliebenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Gesundheit im Blick behalten und auf ihre Pausen achten - nach dem Motto: «Gönne dir alle 90 Minuten eine kurze Pause.»

«Selbstfürsorge ist entscheidend», sagt auch Eva Schulte-Austum. Wichtig sei, die eigenen Grenzen zu kennen und offen darüber zu sprechen. «Wenn wir uns fragen, ob wir die zusätzliche Aufgabe auch noch schaffen, dann lautet die Antwort in den allermeisten Fällen Nein», so die Wirtschaftspsychologin. Das sei besser, als Versprechen zu machen, die wir am Ende nicht oder nur unter hoher Belastung halten könnten.

Krapf zufolge sollten Beschäftigte in solchen Phasen besonders darauf achten, Aufgaben zu priorisieren - und nicht versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen. Was nicht dringend erledigt werden muss, sollte man zurückstellen, um Überlastung zu vermeiden.