Jedes Jahr aufs Neue kann die Steuererklärung eine Herausforderung darstellen - insbesondere dann, wenn Unterlagen fehlen oder nicht auffindbar sind. Damit Steuerzahlerinnen und Steuerzahler nicht kurz vor Ende der Abgabefrist in Hektik geraten, legen sie steuerlich relevante Belege schon unterjährig passend zurecht. Das spart Zeit und Stress.
Die wohl klassischste Methode ist dem Bund der Steuerzahler zufolge, die Belege in einem Aktenordner mit verschiedenen Registern oder Trennblättern zu sammeln. Beliebt ist aber zunehmend auch die digitale Ablage: Belege werden eingescannt und in einer Cloud oder auf einer Festplatte abgespeichert. Scanner-Apps können hier hilfreich sein. Wer ein Steuerprogramm für seine Steuererklärung nutzt, kann prüfen, ob es einen integrierten Belegmanager hat.
Clevere Sortierung hilft bei der späteren Arbeit
Egal, ob die Belege physisch oder digital abgeheftet werden: Wer clever für die Steuererklärung vorsortiert, spart später Zeit. So können etwa Dokumente zu verschiedenen Einkommensarten (Lohn, Rente, Miete oder Kapitalerträge) beieinander liegen, Werbungskosten wie etwa Fahrtkosten oder Aufwendungen für Fortbildungen oder Arbeitsmittel ebenfalls.
Für die «Anlage Sonderausgaben» können Belege zu Spenden, Versicherungsbeiträgen oder der Kirchensteuer gesammelt werden, für die «Anlage Außergewöhnliche Belastungen» Krankheits- und Pflegekosten und für die «Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen» die Rechnungen für die Reinigungskraft, Handwerkerkosten oder an Dienstleister vergebene Gartenarbeiten oder Reparaturen.
Sinnvoll ist zudem, digitale Belege eindeutig zu benennen, damit ohne Öffnen der Datei klar ist, um welchen Beleg es sich handelt. E-Mails mit benötigten Nachweisen können im Mail-Programm zudem in separate Ordner abgelegt werden.
Kurze Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Gut zu wissen: Die Belege müssen der Steuererklärung nicht mehr beigefügt werden. Sie helfen lediglich bei der Erstellung der Steuerklärung und müssen nur auf Nachfrage des Finanzamts nachgereicht werden.
Zudem sind Privatpersonen nicht dazu verpflichtet, Steuerunterlagen dauerhaft aufzubewahren. «Jedoch empfiehlt es sich nach der Abgabe der Steuererklärung die Steuerunterlagen mindestens vier Jahre lang aufzubewahren», so Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler.
