Mail-Chaos: Kleine Ordner, große Wirkung

11.02.2025, 17:03 Uhr

Wer sucht, findet nicht immer - etwa, wenn das Postfach wieder zum Bersten gefüllt ist. Dann hilft nur eines: Ordnung in die E-Mails bringen.

Ordner im Mail-Postfach helfen, den Überblick zu bewahren. © Silas Stein/dpa/dpa-tmn

Wichtige Nachrichten einfach und schnell finden: Das klappt manchmal mit der Suchfunktion des E-Mail-Programms. Wenn aber die schiere Masse an Nachrichten das Suchergebnis verwässert, ist es an der Zeit, Ordner im Postfach anzulegen, rät die Stiftung Warentest.

Etwa einen fürs Onlinebanking, einen für die Familie, einen für Reisen, einen fürs Onlineshopping und einen für den Sportverein und so weiter. Neue Mails werden dann einfach in die passenden Ordner gezogen, damit der Posteingang aufgeräumt bleibt und sich alles schnell wiederfinden lässt.

Sortieren oder sortieren lassen

Je nach Webclient oder Programm lassen sich die Sortieraktionen auch mit Regeln automatisieren. Manche Mail-Anbieter arbeiten mit Labeln für die Mails statt mit Ordnern; das Prinzip bleibt aber dasselbe.

Kann man schon gar keine Mails mehr empfangen, weil das Postfach so voll ist, helfen folgende Sofortmaßnahmen zum Aufräumen und Platz schaffen:

Drei Sofortmaßnahmen schaffen Platz

1. Nach Größe sortieren und löschen: Ist der Postfach-Speicher erschöpft, liegt das meist nicht an der Zahl der Mails, sondern an einigen besonders großen Mails mit Anhängen. Wer hier löscht, was nicht mehr benötigt wird, erhält viel freien Speicherplatz. Bei Bedarf sollte man die jeweiligen Anhänge natürlich vor dem Löschen herunterladen.

2. Nach Datum sortieren und löschen: Alle Uralt-Mails, die keinen emotionalen oder praktischen Wert haben, können weg.

3. Nach Absender oder Betreff suchen und löschen: So lassen sich etwa Mails vom Sportverein finden und aussieben, dem man längst nicht mehr angehört. Oder man gelangt auf einen Schlag an unzählige Newsletter mit gleichem Betreff, die man alle nicht mehr braucht.

Extra Mail-Adresse für Unwichtiges

Nicht zu vergessen: Die gesendeten Mails durchschauen, ob und was weg kann - und zwischendurch auch mal den Papierkorb löschen.

Zudem empfehlen die Warentesterinnen und Warentester, ein separate E-Mail-Adresse für eher Unwichtiges anzulegen und zu nutzen - etwa für Newsletter, Werbung und Ähnliches. Auch das hilft, das Hauptpostfach relativ frei und übersichtlich zu halten.