Baudokumentation - endlich digital statt mit Excel

04.11.2021 Die digitale Baudokumentation ist nicht nur ein "nice-to-have"-Feature für die Baubranche. Es ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation und wird die Branche maßgeblich verändern. Dank innovativen Softwarelösungen entfällt die mühselige Arbeit mit unübersichtlichen Excel Listen. Das Praktische daran ist, dass es jeder sofort nutzen kann. So lässt sich unter anderem eine schnelle Mängelerfassung auf der Baustelle gewährleisten, ohne dass aufwendige Nacharbeiten notwendig sind.

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Einführung: Was ist digitale Baudokumentation?

Bauen ist ein Prozess, der viel Papierkram erfordert. Die digitale Baudokumentation bietet die Werkzeuge, um digitalen Dokumente für einen reibungslosen Bauablauf zu verwalten und zu speichern.

Die digitale Baudokumentation unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumentenmanagement- und Dokumentenerstellungsprozessen, die sie oft manuell durchführen müssen - sie spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Genauigkeit. Diese Softwarelösungen helfen Unternehmen, papierbasierte Prozesse in digitale Prozesse umzuwandeln, indem sie verschiedene Tools zur Inhaltserstellung und Dokumentation bereitstellen.

Wie digitale Tools die Branche verändern

Eine einfache Baudokumentation digital erspart viel Zeit und Arbeit. Digitale Tools und Inhalte haben eine neue Art der Produktivität und Effizienz in der Branche geschaffen. Es geht nicht nur um das Schreiben, sondern auch darum, Ideen für Kunden und Kundenbedürfnisse bereitzustellen.

Der Hauptnutzen digitaler Tools besteht darin, dass sie einen effizienten Prozess für Unternehmen schaffen. Sie erhöhen die Geschwindigkeit der Inhaltserfassung und Verarbeitung.

Digitale Tools setzen auf Content-Generierungs-Software (CMS) und können von jedem Unternehmen, ob groß oder klein, verwendet werden. Die Handhabung ist spielend einfach und in kürzester Zeit zu erlernen. Die Software ist nach den verschiedenen Arbeitsbereichen gegliedert, die in der Baubranche tagtäglich anfallen.

Nachteile von Excel gegenüber digitaler Baudokumentation

Viele Baufachleute verwenden Excel-Tabellen für ihre Projektdokumentation. Dies kann jedoch zu gravierenden Problemen führen, insbesondere wenn man sie mit einer digitalen Lösung vergleicht.

So ist die Pflege nur lokal an einem PC möglich. Teilt man diese Dateien, kann es schnell dazu kommen, dass man unterschiedliche Datenstände hat, die man mühselig wieder zusammenführen muss. Gemeinsames Arbeiten ist somit im Grunde nicht möglich. Zudem kann man darauf nicht von überall und jederzeit zugreifen, wie es eine digitale online Lösung ermöglicht.

Meistens werden diese Dateien mit der Zeit auch immer unübersichtlicher. Schnell findet man relevante Informationen nicht mehr wieder. Zudem sind immer wieder Nacharbeiten notwendig. Beispielsweise, wenn man eine Begehung auf einer Baustelle durchgeführt hat und die Notizen auf einem Zettel festgehalten hat. Diese Notizen müssen dann erst einmal in die Excel-Listen übertragen werden. So macht man sich die Arbeit in der Regel zweimal.

Was beinhaltet digitale Baudokumentation?

Software für digitale Baudokumentation beinhaltet eine Vielzahl an Funktionen, die man in der Baubranche in der alltäglichen Arbeit für Dokumentationszwecke benötigt. Sie kann bei der Verwaltung von Materialien, der Erstellung von Baudokumenten und der Verfolgung des Projektfortschritts helfen.

So kann man den detaillierten Projektfortschritt des Baustandes ganz genau festhalten. Mit wenigen Klicks führt man täglich Buch über anwesende Firmen und Personen auf der Baustelle. Besondere Vorkommnisse auf der Baustelle lassen sich für eine lückenlose Protokollierung der Ereignisse mittels Notizen, Fotos und Dokumenten festhalten. Auch die Witterungsverhältnisse lassen sich mit genauer Uhrzeit festhalten. So kann man Vorgängen aktuelle Informationen zur Wetterlage wie genaue Temperatur oder Windverhältnisse hinzufügen.

Textbausteine werden gewerksspezifisch zur Auswahl gestellt und Eingaben, die man vornimmt, intelligent vorausgefüllt dank Autovervollständigung. Für Begehungen kann man gewerksspezifische Mängelvorschläge nach Ansprechpartner und Fälligkeit auswählen, was die benötigte Zeit für eine Begehung enorm verkürzt. So lässt sich beispielsweise für den Sanitärbereich ein Waschbecken auswählen und als Mangel "zerkratzt" hinterlegen. Dank Notizen, Fotos und Dokumenten sind darüber hinaus eine schnelle Abnahme pro Gewerk möglich mit beweissicheren Protokollen und Informationen.

Smarte digitale Baupläne vereinfachen die Arbeit enorm. Denn die Software kennt die spezifischen Baupläne für ein Gewerk und fügt sie automatisch einem Vorgang hinzu. Das gewährleistet eine schnelle und optimale Verortung. Dank dieser digitalen Tools sind keine Nacharbeiten mehr notwendig, was massiv Zeit und Arbeit einspart.

Gründe für die Umstellung auf digitale Dokumente

Mit dem digitalen Dokumentationssystem können Sie Ihre Dateien mit dem gesamten Team teilen, nahtlos mit dem Team zusammenarbeiten und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Einige Unternehmen sind aus verschiedenen Gründen auf digitale Dokumentationssoftware umgestiegen. Einige davon sind Kosteneffizienz, Zeiteffizienz und einfacheres Workflow-Management. Digitale Dokumente können im Vergleich zu Papierdokumenten in kürzerer Zeit geteilt werden, was Unternehmen viel Geld bei den Druckkosten spart.

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