Hilfreiche Tools für das optimale Homeoffice

05.10.2021 Das Homeoffice boomt seit Beginn der Corona-Pandemie. Viele wollen auch nach der Beendigung der Maßnahmen gerne weiterhin im Homeoffice arbeiten, um sich den teilweise anstrengenden Weg ins Büro (und zurück) zu sparen. Was für die Betroffenen eine Zeitersparnis darstellt, ist für die Arbeitgeber allerdings ein Nachteil, denn Studien zeigen, dass die Mitarbeiter im Homeoffice weniger effektiv arbeiten. Das liegt auch daran, dass sie möglicherweise schlechter ausgerüstet sind als im Unternehmen. Was ist also notwendig, um im Homeoffice wirklich konzentriert, effektiv und produktiv arbeiten zu können?

© adobe.stock / djile

Die Basis bildet die richtige Ausstattung des Büros

Wer entweder vom Arbeitgeber aus ins Homeoffice geschickt wird oder sich als Selbstständiger ein Büro einrichtet, muss grundlegend dieselben Dinge beachten. Je nach geplanter Tätigkeit muss der Arbeitsraum vor allem funktional und ergonomisch eingerichtet werden. Beispielsweise muss sich die Größe der Tische danach richten, wie viele Unterlagen neben der Bildschirmarbeit benötigt werden. Vielleicht müssen auch Baupläne oder große Skizzen ausgebreitet werden können? Dazu ist auch der notwendige Stauraum zu berechnen und selbstverständliche alle Materialien aber auch technische Geräte zu planen.

Vom Arbeitgeber ins Homeoffice geschickt – was ist anders

Selbstständige haben einen größeren Spielraum, was die Anschaffung der Büroeinrichtung angeht. Wer vom Arbeitgeber spontan ins Homeoffice geschickt wird, kann sich von dort Unterstützung erbitten. Der Arbeitgeber sollte dabei auf alle Fälle auf die ergonomische Komponente der Ausstattung achten, denn er ist nach dem Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet, für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu sorgen. Dazu gehören neben der Arbeitsplatzgestaltung auch der Lärmschutz sowie viele andere wichtige Verordnungen, die eingehalten werden müssen.

Wer braucht welche Tools im Homeoffice?

Je nach Branche gibt es verschiedene Programme, die einen höheren Stellenwert haben als andere. Ein Schreibprogramm wie Word oder Open Office gehören dabei meist zur Grundausstattung, genau wie Excel, das für Analysen und Berechnungen aller Art sehr hilfreich ist.

Doch es gibt auch technische Berufe, die dann dringend ein CAD-Programm für Zeichnungen und Skizzen benötigen oder Journalisten und Autoren, die häufig ihre Manuskripte auch als PDF benötigen, beispielsweise um Bücher als Selfpublisher zu veröffentlichen.

Hier gibt es eine große Auswahl an Programmen, von denen Adobe Acrobat besonders gängig ist, doch gerade in diesem Bereich sind eine Vielzahl weiterer PDF-Programme für den online- und offline-Betrieb verfügbar.

Abgesehen von der Branche und der Office-Grundausstattung, die jeder PC heute bietet, gibt es aber noch viele weitere wichtige Programme, die für die meisten Arbeitnehmer im Homeoffice unentbehrlich sind.

#1 Kommunikation und Meetings

Das größte Problem oder zumindest eine große Herausforderung stellt die Kommunikation mit Kollegen und auch Kunden dar. Es ist im Homeoffice nicht möglich, einfach kurz in das Nebenzimmer zu gehen und sich spontan mit dem Rest des Teams auszutauschen. Auch Meetings mit Kollegen, Chefs und Kunden sind erschwert. Kundenbesuche sind während Corona zusätzlich erschwert, sodass auch diese digital ersetzt werden müssen.

Vieles lässt sich mit dem Festnetztelefon oder natürlich mit dem Smartphone überbrücken, das heute jeder ohnehin fast ganztätig nutzt. Hier lassen sich viele hilfreiche Apps nutzen, die für alle Bereiche (Freizeit und Job) angeboten werden. Auch Videotelefonate lassen sich darüber regeln. Komfortabler ist es allerdings, solche Telefonate oder Meetings am PC durchzuführen, da der Bildschirm größer ist und währenddessen beide Hände frei hat, um nach einem Ordner zu greifen oder Notizen zu machen.

Für Meetings und Chats empfehlen sich, je nach Zweck, Gruppengröße und Business beispielsweise „Microsoft Teams“, Zoho, Slacks, Zoom, Skype, Google Duo oder der WhatsApp Gruppen Videoanruf.

#2 Daten online mit Kollegen teilen

Während der Zeit im Homeoffice ist ein Zugriff auf die Aktenordner in der Firma nicht möglich. Viele Unternehmen haben allerdings schon lange das digitale Büro eingeführt und die Daten online archiviert. So ist es auch jetzt möglich, die Daten online abzurufen und zu bearbeiten. Dafür bietet sich beispielsweise Google Drive an. Beliebt sind auch One Drive oder iCloud. Neu erstellte Dokumente können aber auch problemlos über andere Maßnahmen (sogenannte File-Sharing-Dienste) an Kollegen oder Kunden gesendet werden. Beliebte Beispiele dafür sind Dropbox oder WeTransfer.

#3 Arbeitszeit notieren

Damit die Arbeitszeit auch zuhause korrekt erfasst wird – oder bei Selbstständigen pro Projekt abgerechnet werden muss, gibt es ideale Zeiterfassungs-Programme wie beispielsweise Toggl, Clockify oder Clockodo. Hier wird aber das zu nutzende Tool mit Sicherheit einheitlich vom Arbeitgeber vorgeschrieben und organisiert. Wer sich nur selbst organisieren möchte, kann auch zu Apps wie Timely, RescueTime oder Pomofocus greifen.

Wichtig für Personalabteilungen, die die Arbeitszeiten erfassen oder kontrollieren müssen und auch eine Übersicht über Urlaubs- und Krankheitstage haben sollen, sind umfangreichere Softwareprogramme, die von verschiedenen Anbietern erhältlich sind.

#4 Richtige Aufgabenverteilung und -bearbeitung

Hier gibt es sehr einfache Planungstools wie Google Calendar oder Google Tasks, aber für eine umfangreiche und kompetente Projektabwicklung und die zugehörige Aufgabenverteilung gibt es auch Tools mit noch mehr Möglichkeiten. Diese Programme laufen auch unter dem Namen Projektmanagement Tools und sind in einer großen Bandbreite für jeden Zweck verfügbar. Viele sind vor allem kostenlos, zumindest in der Basisversion.

Beispielsweise hat sich Jira Core bewährt, das ursprünglich bei der Softwareentwicklung zum Einsatz kam. Für bis zu 10 Nutzer ist es kostenlos, kommt also eher für kleinere Teams infrage. Daneben gibt es noch Asana (für bis zu 15 Mitglieder kostenlos) und das beliebte Trello. Trello ist besonders einfach zu nutzen. Hier lassen sich Aufgaben in Listenform erfassen und abarbeiten sowie notwendige Dokumente uploaden oder auch Arbeitsschritte kommentieren.

#5 IT-Support aus der Firma

Bei der Arbeit im Unternehmen kann ein IT-Sachbearbeiter schnell einspringen, wenn sich ein Programm aufgehängt hat oder der Nutzer bei einer Anwendung ins Stocken kommt. Alleine im Homeoffice ist das etwas schwieriger. Daher ist die Verwendung von TeamViewer äußerst beliebt. Hier kann sich über die Remote-Verbindung der zuständige IT-Sachbearbeiter auf dem Homeoffice-PC einloggen und Probleme beheben.

Selbstständige können ebenfalls von diesem Programm profitieren, da auch externe Software-Dienstleister sich darüber einloggen und Fehler beheben können. Neben dem TeamViewer gibt es auch weitere Programme wie Logmeln, welches auch Routineaufgaben automatisieren kann.

Produktivität hängt nicht nur von den richtigen Tools ab

Die aufgeführten Tools können nur Anhaltspunkte sein, da jede Branche noch zusätzliche Rechen-, Zeichen- oder Kommunikationsprogramme benötigt. Neben der richtigen Büroausstattung und der Vielzahl der hilfreichen Programme für das Büro Zuhause ist es allerdings auch wichtig, die Produktivität und Effizienz durch eigene Initiative anzukurbeln.

Die richtige Vorbereitung und Zeitplanung

Aus dem warmen Bett direkt an den Schreibtisch – dazu gehört eine große Portion Motivation. Und es locken diverse Ablenkungen wie TV oder eine Zeitschrift, vielleicht auch Kinder, die stets um die Aufmerksamkeit buhlen.

Daher ist es wichtig, das „Projekt Homeoffice“ gut zu planen. Von der richtigen Ausstattung über die korrekte Arbeitsatmosphäre (ordentlich aufgeräumt und passend gekleidet für das spontane Zoom-Meeting) bis hin zu den festen Arbeitszeiten. Diese sind wichtig, um die vom Arbeitgeber vorgeschriebene Arbeitszeit zu erfüllen.

Erreichbarkeit und Tagesablauf

Arbeitnehmer und Selbstständige müssen darauf achten, zu bestimmten vorgegebenen oder selbst festgelegten Arbeitszeiten für Kunden und Kollegen erreichbar zu sein. Nach diesen Zeiten richtet sich auch die Erledigung aller anfallenden Tätigkeiten pro Tag. Hier können Zeitmanagement-Methoden dabei helfen, wichtige Arbeiten zu priorisieren.

Die konzentrierte Abarbeitung der Aufgaben ohne Ablenkung von außen ist besonders wichtig. Also nebenbei weder TV noch Radio oder soziale Medien beachten und erst nach Arbeitsende wieder einschalten! Pausend dürfen trotzdem eingeplant werden, sie bringen die notwendige neue Energie für die nächsten Tätigkeiten!

Fazit: Mit den richtigen Tools ist der effektive Homeoffice-Betrieb kein Problem

Das Angebot an Programmen für jeden Zweck ist so groß und auch in vielen Fällen kostenlos, dass es für jede Branche und jeden Arbeitnehmer oder Selbstständigen die perfekte Organisationslösung gibt, um auch im Homeoffice effektiv und produktiv zu arbeiten.

© ns

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